Automatisierte Bestellanforderungen in einem Produktionsbetrieb

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1. Beratungsgespräch:

Ein produzierendes Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden schildert ein Problem in der Materialbeschaffung. Wenn ein Mitarbeiter in der Produktion dringend neue Betriebsmittel benötigt – etwa Handschuhe, Werkzeuge oder Schmierstoffe – muss er eine Bestellanforderung per E-Mail oder sogar handschriftlich an den Einkauf senden. Oft werden Anfragen vergessen, unvollständig eingereicht oder nicht rechtzeitig bearbeitet, was zu Produktionsverzögerungen und Engpässen führt.

2. Prozessanalyse:

Die Bestellanfragen machen Schwierigkeiten:

• Unstrukturierte Bestellanfragen – Anfragen erfolgen per E-Mail, Telefon oder auf Papier.

• Fehlende Transparenz – Mitarbeitende wissen nicht, ob ihre Bestellung bearbeitet wird.

• Produktionsrisiko – Fehlendes Material kann Stillstände oder Verzögerungen verursachen.

3. Erstellung des Power Automate Flow:

Ich erstelle einen automatisierten Bestellprozess, der den Ablauf effizient gestaltet:

• Mitarbeitende füllen ein Microsoft Forms-Formular mit allen Bestelldetails aus.

• Der Einkauf erhält automatisch eine strukturierte Anforderung per Teams oder E-Mail.

• Falls die Ware bereits auf Lager ist, erhält der Mitarbeitende eine sofortige Rückmeldung.

• Wenn eine Bestellung nötig ist, leitet der Einkauf sie direkt an den Lieferanten weiter.

• Der Antragsteller wird über den Status der Bestellung automatisch informiert.

4. Bereitstellung & Implementierung:

Der Flow wird über den MS Office-Account des Einkaufsleiters eingerichtet. Nach einer kurzen Schulung kann das Team den Prozess sofort nutzen und verwalten.

5. Der Flow spart Zeit & reduziert Fehler:

• Keine verlorenen oder vergessenen Bestellanfragen mehr

• Schnellere Bearbeitung & Verfügbarkeit von Materialien

• Mehr Transparenz für alle Beteiligten

• Reduzierung von Produktionsverzögerungen durch rechtzeitige Beschaffung

Ergebnis: Das Unternehmen profitiert von einem klaren, strukturierten Bestellprozess, der Materialengpässe minimiert und die Produktion reibungslos am Laufen hält.