Automatisierte Genehmigung von Urlaubsanträgen

1. Beratungsgespräch:

Ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden meldet sich. Der Personalleiter schildert ein häufiges Problem: Die Genehmigung von Urlaubsanträgen dauert zu lange, führt oft zu Missverständnissen und erzeugt unnötige E-Mail-Ketten. Mitarbeiter reichen Anträge in Papierform oder per E-Mail ein, der Vorgesetzte muss diese manuell prüfen und weiterleiten – oft verzögert sich der Prozess, und es kommt zu Fehlern.

2. Prozessanalyse:

Nach genauer Analyse wird klar:

• Fehlende Transparenz – Wer hat welchen Antrag bereits bearbeitet?

• Hoher manueller Aufwand – Viele Mails und Papierformulare müssen geprüft werden.

• Verzögerungen und Fehler – Manche Anträge gehen unter oder enthalten unvollständige Daten.

3. Erstellung des Power Automate Flow:

Basierend auf den Anforderungen erstelle ich einen automatischen Workflow mit Power Automate:

• Mitarbeiter füllt ein Microsoft Forms-Formular mit den relevanten Urlaubsdaten aus.

• Der Vorgesetzte erhält eine automatische Genehmigungsanfrage per E-Mail oder Teams mit einem Klick auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

• Bei Freigabe wird die Personalabteilung automatisch benachrichtigt und kann den Antrag direkt ins System übernehmen.

• Der Mitarbeiter bekommt eine Bestätigung per E-Mail, ob sein Urlaub genehmigt wurde.

4. Bereitstellung & Implementierung:

Ich stelle den Flow über den MS Office-Account des Prozessverantwortlichen bereit und führe gemeinsam mit dem Personalteam eine kurze Schulung durch. Dabei erhalten sie alle notwendigen Dokumentationen, damit sie den Flow bei Bedarf anpassen oder erweitern können.

5. Der Flow spart Zeit & reduziert Fehler:

Nach der Implementierung gehört das manuelle Weiterleiten und Nachfragen der Vergangenheit an:
- Bearbeitungszeit reduziert auf wenige Minuten
- Fehlende oder unvollständige Daten werden vermieden
- Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte
- Keine manuellen E-Mail-Ketten mehr

Ergebnis: Das Unternehmen spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern profitiert von einem klaren, automatisierten Prozess, der sofort spürbare Erleichterung bringt!

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