Digitale Dienstreiseanträge – Genehmigungen automatisieren

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1. Beratungsgespräch:

Eine kommunale Behörde mit rund 100 Beschäftigten meldet sich. Die Leiterin des Sachgebiets berichtet von einem alltäglichen Problem: Dienstreiseanträge werden in Papierform oder per E-Mail eingereicht, müssen manuell geprüft, abgezeichnet und weitergeleitet werden. Der Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und sorgt immer wieder für Missverständnisse zwischen Antragstellern, Vorgesetzten und der Kämmerei. Manche Anträge verschwinden sogar im Umlauf oder bleiben liegen.

2. Prozessanalyse:

Bei der Analyse zeigt sich schnell:

• Keine durchgehende Transparenz: Antragsteller wissen nicht, wo ihr Antrag gerade steckt.

• Hoher manueller Aufwand: Anträge müssen ausgedruckt, weitergereicht und in mehreren Abteilungen geprüft werden.

• Verzögerungen und Dopplungen: Bei fehlenden Informationen geht der Antrag mehrfach zurück zum Mitarbeiter.

• Erhöhter Abstimmungsaufwand zwischen Fachbereich, Kämmerei und Verwaltungsvorstand.
  
  

3. Erstellung des Power Automate Flows:

Basierend auf den Anforderungen entwickle ich einen automatisierten Workflow mit Microsoft Power Automate:

• Beschäftigte reichen Dienstreiseanträge digital über ein Microsoft Forms-Formular ein.

• Der direkte Vorgesetzte erhält automatisch eine Genehmigungsanfrage per E-Mail oder Microsoft Teams, die er mit einem Klick genehmigen oder ablehnen kann.

• Nach Freigabe werden automatisch die Kämmerei und das Hauptamt informiert.

• Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung über die Entscheidung und alle relevanten Informationen (z. B. Kostenstelle, Reisedaten) werden direkt in SharePoint abgelegt.

• Alle Schritte werden revisionssicher protokolliert.
  
  

4. Bereitstellung & Implementierung:

Ich stelle den Flow in der Microsoft 365-Umgebung der Behörde bereit, richte gemeinsam mit der IT die notwendigen Berechtigungen ein und schule die Beschäftigten der beteiligten Abteilungen praxisnah. Dabei erhalten sie eine Dokumentation, mit der sie den Workflow später eigenständig anpassen oder erweitern können.

5. Der automatisierte Dienstreiseprozess spart Zeit & sorgt für Transparenz:

Nach der Einführung des automatisierten Workflows konnte die Behörde ihren Prozess nachhaltig verbessern:

• Bearbeitungszeiten wurden von mehreren Tagen auf wenige Stunden reduziert.

• Alle Beteiligten haben jederzeit Überblick über den aktuellen Status des Antrags.

• Unvollständige oder fehlerhafte Anträge werden vermieden, da Pflichtfelder im Formular definiert sind.

• Papier- und E-Mail-Chaos entfallen vollständig.

• Prozessschritte sind rechtssicher dokumentiert.
  
  

Ergebnis: Die Verwaltung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz und Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Führungskräften – ein klarer Schritt hin zu einer modernen, digitalen Behörde.