Wöchentliche Berichte automatisch erstellen – effiziente Verwaltung

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1. Beratungsgespräch:

Ein städtisches Bauamt kommt mit einer typischen Herausforderung auf mich zu: Jede Woche müssen Statusberichte zu laufenden Projekten erstellt und an verschiedene Abteilungen, den Stadtrat und externe Beteiligte verschickt werden. Dabei müssen Informationen aus mehreren Excel-Tabellen manuell zusammengeführt und in PDFs aufbereitet werden. Das Team verbringt dafür mehrere Stunden pro Woche, was Ressourcen bindet und Fehlerquellen schafft, wenn Zahlen oder Texte versehentlich falsch übertragen werden.

2. Prozessanalyse:

In der Analyse wird klar:

• Hoher Zeitaufwand: Jede Woche werden manuell Daten gesammelt, konsolidiert und aufbereitet.

• Fehleranfälligkeit: Falsche Zahlen oder Tippfehler schleichen sich leicht ein.

• Unübersichtlicher Versand: Berichte werden individuell per E-Mail verschickt, der Verteiler muss jedes Mal manuell gepflegt werden.

• Keine einheitliche Dokumentation: Es fehlt eine zentrale, revisionssichere Ablage der versendeten Berichte.
  
  

3. Erstellung des Power Automate Flows:

Basierend auf den Anforderungen entwickle ich einen Workflow mit Microsoft Power Automate, der den gesamten Ablauf automatisiert:

• Power Automate zieht wöchentlich automatisch aktuelle Projektdaten aus SharePoint, Excel oder einer Fachanwendung.

• Die relevanten Zahlen, Fortschrittsinformationen oder Statusmeldungen werden in einem vordefinierten Berichtslayout zusammengestellt.

• Der Bericht wird automatisch als PDF generiert.

• Der Flow versendet das PDF an den festgelegten Verteiler (z. B. Amtsleitung, Stadtrat, Projektpartner) per E-Mail.

• Gleichzeitig wird jeder erstellte Bericht revisionssicher in einem SharePoint-Ordner archiviert.
  
  

4. Bereitstellung & Implementierung:

Ich implementiere den automatisierten Prozess in der bestehenden Microsoft 365-Umgebung der Verwaltung. In einem Workshop zeige ich dem Projektteam, wie es den Bericht bei Bedarf anpassen kann (z. B. wenn neue Projekte oder Empfänger hinzukommen). Zudem erhalten alle Beteiligten eine ausführliche Dokumentation.

5. Automatisierte Statusberichte sparen Zeit und verbessern die Transparenz:

Nach der Einführung des automatisierten Berichtswesens ergeben sich klare Vorteile:

• Bearbeitungszeit für wöchentliche Reports sinkt von mehreren Stunden auf wenige Minuten.

• Alle Empfänger erhalten pünktlich und automatisch den aktuellen Bericht.

• Einheitliche, standardisierte Berichte sorgen für Klarheit und professionelle Kommunikation.

• Fehler durch manuelle Arbeitsschritte werden vermieden.

• Alle versendeten Berichte sind zentral archiviert und jederzeit nachvollziehbar.
  
  

Ergebnis: Die Verwaltung spart Woche für Woche wertvolle Zeit und sorgt für eine transparente, zuverlässige Kommunikation – ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt in Richtung digitale Verwaltung.